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Elektronische Rechnungen – wie funktioniert das?

Die zunehmende Digitalisierung von Arbeitsabläufen führt mitunter auch dazu, dass vermehrt Rechnungen auf elektronischem Weg versandt werden. Da davon auszugehen ist, dass in Zukunft ein Großteil der Rechnungen elektronisch übermittelt werden wird, möchten wir Sie bereits heute über die entsprechenden steuerlichen Vorschriften in Kenntnis setzen. Lesen Sie mehr …

Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass Rechnungen – sofern der Empfänger zustimmt – auch elektronisch ausgestellt werden können. Unter einer elektronischen Rechnung versteht man eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie kann zB mittels Email, als Email-Anhang oder Web-Download, in einem elektronischen Format (zB als PDF- oder Textdatei), aber auch als strukturiertes Dateiformat (zB xml) ausgestellt werden. Eine spezielle Form ist nicht vorgeschrieben. Selbst dann, wenn eine in Papier ausgestellte Rechnung vom Rechnungsersteller eingescannt und elektronisch versendet wird (zB als Email-Anhang), gilt diese Rechnung als Ausstellung im elektronischen Format. Auch mittels Fax übermittelte Rechnungen gelten als elektronische Rechnungen.

Prüfung beim Rechnungsempfänger

Eine elektronische Rechnung wird umsatzsteuerlich nur dann als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhaltes und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind.

Echtheit der Herkunft:        Unter der Echtheit der Herkunft wird der sichere Nachweis der Identität des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellers verstanden.

Unversehrtheit des Inhalts:           Hier wird gefordert, dass die nach dem UStG erforderlichen Angaben (zB Rechnungsanschrift, Preis, Menge, …) nicht nachträglich geändert wurden.

Lesbarkeit des Inhaltes:    Die Rechnung darf nicht nur für den Computer (mittels Code), sondern muss auch für den Menschen lesbar sein.

Jeder Unternehmer kann selbst bestimmen in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit des Inhaltes gewährleistet. Insbesondere stehen ihm dafür nachfolgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird.

  • Übermittlung der Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (=Pan-European Public Procurement OnLine)

  • Versehen der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur

  • Übermittlung der Rechnung im EDI-Verfahren

Als einfachste und kostengünstigste Variante möchten wir Ihnen die Anforderungen an das innerbetriebliche Steuerungsverfahren nunmehr näherbringen.

eRechnung

Quelle: BMF

Das Finanzministerium versteht unter einem „innerbetrieblichen Steuerungsverfahren“ einen Ablauf in der Kontrolle einer erhaltenen Rechnung (vgl. Grafik). In diesem Zusammenhang gilt es darauf hinzuweisen, dass die Art der Überprüfung am besten in einem „Bürohandbuch“ dokumentiert und auch gelebt werden sollte.

Eine Möglichkeit der Dokumentation der stattgefundenen Überprüfung einer Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein, ist zB das Versehen mit einer Paraphe und dem Datum.

Hinweis: Dieses Steuerungsverfahren ist auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht für alle Rechnungen sinnvoll – egal ob elektronisch oder per Post zugestellt.

Wenn Sie eine Rechnung über das EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) oder mit fortgeschrittener elektronischer Signatur bekommen, dann gilt die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts bereits als bestätigt.

Aufbewahrung

Für elektronische Rechnungen gilt dieselbe Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren wie bei den Papierrechnungen. Das Finanzministerium hat nun klargestellt, dass es genügt, wenn die E-Rechnung ausgedruckt und abgelegt wird. Sie muss nicht noch zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden.

Die Überprüfung mittels innerbetrieblichem Steuerungsverfahren, elektronischer Signatur oder EDI-Verfahren muss ebenfalls sieben Jahre aufgehoben werden.

Tipp: Richten Sie für ihre elektronischen Rechnungen eine eigene Email-Adresse ein zB . Ebenfalls sollte diese Emailadresse auf Ihrer Homepage als Rechnungsadresse angegeben werden. Gleichzeitig empfiehlt es sich in ihrem Computersystem einen eigenen Ordner anzulegen, in dem Ihre elektronischen Rechnungen aufbewahrt werden.

Zögern Sie nicht uns bei Fragen oder Unklarheiten zu kontaktieren! Ihr Team der Steuerberatung Illmer und Partner – Die kompetente Beratung in Landeck.

 

 

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