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Informationen zum Steuerrecht

e-Zustellung neu ab 1. Jänner 2020

Ab 01.01.2020 gilt für Unternehmen die Verpflichtung, elektronische Zustellungen von Behörden entgegenzunehmen. Dieser Newsletter gibt einen Überblick darüber, was die neue elektronische Zustellung für Ihr Unternehmen bedeutet. Lesen Sie mehr…

Änderung der Zustellung – Grundsätzliches

Mit Beginn des kommenden Jahres sind Bundesbehörden verpflichtet, Zustellungen elektronisch vorzunehmen, sofern ein Empfänger zur elektronischen Zustellung registriert ist. Gleichzeitig werden Unternehmen verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Der Begriff des Unternehmens ist dabei weit gefasst und umfasst neben Personen mit betrieblichen Einkünften unter anderem auch Personen mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Von der Teilnahmeverpflichtung ausgenommen sind nur Unternehmen, die nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind oder über keinen Internetanschluss verfügen.

Im Zuge der Neuerung wurde ein zentrales Verzeichnis geschaffen, in dem alle natürlichen und juristischen Personen gelistet sind, die zur Teilnahme am elektronischen Verkehr registriert sind. Dieses Teilnehmerverzeichnis wird von den Behörden bzw. Zustellsystemen vor Versand einer Zustellung abgefragt. Ergibt die Abfrage, dass eine Registrierung zur elektronischen Zustellung vorliegt, werden ab 1.12.2019 – also bereits ein Monat vor Inkrafttreten der Verpflichtung – Zustellungen elektronisch vorgenommen.

Damit alle behördlichen Zustellungen an einem zentralen Ort abgeholt werden können, wurde das elektronische Postfach „MeinPostkorb“ im Unternehmensserviceportal (USP) geschaffen. Geht eine neue Nachricht im Postkorb ein, erfolgt eine Verständigung des Empfängers mittels E-Mail auf eine oder mehrere im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte E-Mail Adresse(n). Für die Abholung einer nachweislichen Zustellung (RSa, RSb) bedarf es eines Logins mittels Bürgerkarte oder Handy-Signatur, für die Abholung einer nicht nachweislichen Zustellung reicht ein einfacher Login mit einem postbevollmächtigten USP-User. Es besteht auch die Möglichkeit, Nachrichten automatisch über ein Webservice abholen zu lassen.

Was habe ich als Unternehmer bis 1.12.2019 zu tun?

Unternehmer müssen zeitgerecht alle technischen Voraussetzungen schaffen, um elektronische Zustellungen empfangen zu können. Dabei ist folgende Vorgehensweise zu empfehlen:

1. Aktivierung der Bürgerkarte oder Handysignatur des Unternehmers bzw. Geschäftsführers und der als Postbevollmächtigte zur Abholung vorgesehenen Mitarbeiter.

2. Registrierung des Unternehmens im USP und Festlegung eines USP-Administrators sowie eines Postbevollmächtigten.

Wenn Sie ein Schreiben in Ihre DataBox in FinanzOnline erhalten haben, das Sie über die Übernahme Ihrer Adressinformationen ins zentrale Teilnehmerverzeichnis informiert, sind Sie bereits zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung für nicht nachweisliche Zustellungen registriert. Es ist nur mehr eine Kontrolle und allenfalls Ergänzung der Profileinstellungen im Anzeigemodul „MeinPostkorb“ im USP erforderlich. Die Aktivierung der nachweislichen Zustellung (RSa, RSb) erfolgt mittels Login ins USP unter Verwendung der Handysignatur/Bürgerkarte.

Wenn Sie aber ein Schreiben in die DataBox erhalten haben, das Sie darüber informiert, dass eine automatische Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis nicht möglich war, können Sie sich ab 1.12.2019 direkt im Anzeigemodul „MeinPostkorb“ ins Teilnehmerverzeichnis eintragen lassen und so die eZustellung aktivieren.

Alternativ dazu können Sie auch weiterhin durch Aktivierung der elektronischen Zustellung in FinanzOnline – bei gleichzeitiger Hinterlegung einer E-Mailadresse – die automatische Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis erwirken. Eine Eintragung im Teilnehmerverzeichnis ist dann nicht mehr erforderlich.

Hinweis: Zustellungen der Finanzbehörden werden weiterhin auch in die DataBox zugestellt.

Kontrollmöglichkeit der Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis

Im USP-Anzeigemodul „MeinPostkorb“ können Sie die Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis wie folgt kontrollieren:

Unter dem Menüpunkt „Profileinstellungen“ sehen Sie, mit welcher E-Mail-Adresse eine Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis erfolgt ist; Sie können diese ändern oder weitere hinzufügen.

Wenn Sie in „MeinPostkorb“ unter den Einstellungen die Menüfunktion „Registrierung löschen“ auswählen können, wurden Sie jedenfalls ins Teilnehmerverzeichnis übernommen. Wird die Menüfunktion nicht angezeigt, ist das Unternehmen nicht im Teilnehmerverzeichnis eingetragen.

Rechtsfolgen

Sofern bei einem Empfänger keine Anmeldung zur elektronischen Zustellung vorliegt, werden die Behörden Zustellungen wie bisher postalisch vornehmen. Ein zeitnaher Umstieg ist dennoch zu empfehlen, da davon auszugehen ist, dass es sich dabei um eine Übergangslösung handelt. Vorsicht ist geboten, wenn Ihre Adressinformationen automatisch ins Teilnehmerverzeichnis übernommen wurden. Sie sind dadurch zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung registriert. Diese Adressdaten werden ab 1.12.2019 für Zustellungen herangezogen.

Hinweis: Zustellungen gelten als zugestellt, unabhängig davon, ob Sie über ein USP-Konto und Postbevollmächtigten verfügen.

ACHTUNG: Keine Einschränkung für Postbevollmächtigte möglich

Im Gegensatz zu FinanzOnline haben Postbevollmächtigte im USP Zugriff auf alle Zustellungen, die in „MeinPostkorb“ eingegangen sind. Die Funktion von „MeinPostkorb“ ist einer Zustellvollmacht für postalische Zustellungen nachgebildet, die ebenfalls für alle Schriftstücke gilt.

Conclusio: eZustellung auf einen Blick

Conclusio: eZustellung auf einen Blick

(Quelle: KSW-Update 03/2019)

 

Obige Ausführungen stellen allgemeine Informationen zum Thema des jeweiligen Newsletters dar (Ausführungen ohne Gewähr) und können deshalb ein persönliches Beratungsgespräch keinesfalls ersetzen. Zögern Sie deswegen nicht uns bei Fragen oder Unklarheiten zu kontaktieren! Ihr Team der Steuerberatung Illmer und Partner – Die kompetente Beratung in Landeck.

Stand: 18.10.2019

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