Informationen zum Steuerrecht

Wie bereits mehrfach durch unserer Kanzleinewsletter berichtet, gibt es seit 2012 neue Kassarichtlinien, die es nunmehr zu beachten gilt. In den nachfolgenden Ausführungen möchten wir nochmals darauf hinweisen, welche Anforderungen an die Aufzeichnungen und die Dokumentation von Geschäftsvorfällen – entsprechend der eingesetzten Kassasysteme – bestehen.

Habe ich einen Handlungsbedarf aufgrund der Kassarichtlinie 2012?

Im Bereich der Grundaufzeichnungen und der Losungsermittlung ist bei der Nutzung von Registrierkassen und elektronischen Kassasystemen eine Reihe von Vorschriften zu beachten. Die §§ 131 und 132 BAO benennen die Kriterien, die erfüllt werden müssen, damit die Aufzeichnungen die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit erfüllen.

Wenn Bücher (bei Bilanzierern) und Aufzeichnungen (bei EAR) und auch Kassasysteme den Formvorschriften des § 131 BAO entsprechen, besteht die gesetzliche Vermutung, dass sie ordnungsgemäß geführt wurden, wenn nicht ein begründeter Anlass gegeben ist, ihre sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen (vgl. § 163 Abs. 1 BAO). Solange die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit und der inhaltlichen Richtigkeit der Aufzeichnungen besteht, sind die Aufzeichnungen Basis für die Erhebung der Abgaben. Entsprechen die Grundaufzeichnungen und die Losungsermittlung (Registrierkassen und elektronische Kassasysteme) nicht den Anforderungen der §§ 131 und 132 BAO und geht damit die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit verloren, dann führt dies letztendlich zu einer Schätzungsbefugnis der Abgabenbehörde nach § 184 BAO.

Mit den Kassarichtlinien 2012 interpretiert die Finanz nunmehr die Auslegung der §§ 131 und 132 BAO. Mit anderen Worten stellen die Kassarichtlinien 2012 die Meinung des Finanzamtes dar, welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten durch die Verwendung von Registrierkassen und elektronischen Kassasystemen den Steuerpflichtigen treffen, damit von ordnungsgemäßen Büchern und Aufzeichnungen gesprochen werden kann.

Um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung bzw. der Grundaufzeichnungen bewerten zu können, unterteilt die Kassarichtlinien nunmehr Registrierkassen und PC-Kassensysteme in vier Typen.

• Kasse Typ 1 - mechanisch/numerisch druckende Registrierkassen     Ältere Registrierkassen ohne Elektronik / Datenträger / Speicher, die laufend einen Journalstreifen anfertigen.  
  
  
• Kasse Typ 2 - einfache, konventionelle elektronische Registrierkassen     Einfache, kostengünstige, elektronische Registrierkassen mit meist fixer Programmierung, die idR nicht mit eigenem Betriebssystem ausgestattet sind     und üblicherweise die Geschäftsvorfälle mittels Datenspeicherung (idR in    festen Strukturen in batteriegepuffertem RAM oder Flash-Speicher) festhalten.
  • Typ 2a - mit Bondruck und Journaldruck (2 Rollen), ohne Schnittstelle      zum Datenexport
  • Typ 2b - mit Bondruck (1 Rolle) und elektronisches Journal unter   begrenzten Speicherverhältnissen, ohne Schnittstelle für den Datenexport
  • Typ 2c - mit Bondruck (1 Rolle) und elektronisches Journal unter   begrenzten Speicherverhältnissen mit Schnittstelle für den Datenexport      auf einen externen Datenträger über einen PC unter Anwendung einer       speziellen Übertragungssoftware
  • Typ 2d - mit Bondruck (1 Rolle) und elektronisches Journal unter   begrenzten Speicherverhältnissen mit Schnittstelle für den       unmittelbaren Datenexport auf einen externen Datenträger

• Kasse Typ 3 - Kassensysteme bzw. PC-Kassen               Kassensysteme, welche meistens über ein eigenes Betriebssystem verfügen (so          genannte "proprietäre Kassensysteme") und die Geschäftsvorfälle mittels        Datenspeicherung in komplexeren Strukturen als bloßen Summenspeichern            festhalten, sowie PC-Kassen mit eigenem, handelsüblichen Betriebssystem, die im Regelfall mittels auf Datenbanken basierender Software die    Geschäftsvorfälle permanent festhalten.

• sonstige Einrichtungen, wenn sie zur Aufzeichnung von Betriebseinnahmen     genutzt werden und damit Registrierkassenfunktion haben (zB Kassenwaagen, Taxameter, Fakturierungsprogramme).

Mit den technischen Möglichkeiten der verwendeten Kassasysteme steigt auch die Anforderung an die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht. Die Aufzeichnungen und Dokumentationen Ihres Kassasystems müssen derart geführt werden, dass sie jederzeit in der Lage sind die erforderlichen Unterlagen im Fall einer Prüfung durch das Finanzamt (elektronisch) vorlegen zu können.

Zusammenfassende Empfehlungen für die Praxis:

• Es sollten möglichst alle Geschäftsfälle in irgendeiner Form protokolliert werden. Nur durch die Protokollierung wird die vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsvorfälle sichergestellt.
• Sie sollten sich eine Beschreibung der Registrierkasse durch den Hersteller/Programmierer beschaffen und als Teil der Systemdokumentation für eine allfällige Prüfung bereithalten. Daraus ergibt sich die zweifelsfreie Einordnung zu einem Kassatyp.
• Je nach verwendetem Kassatyp sollten Sie die vollständige und richtige Erfassung der Einnahmen durch die in der Kassarichtlinie genannten Unterlagen dokumentieren, zB durch
  • Ausdrucke (Journalstreifen, Tagesendsummen-Bons, diverse Berichte)
  • Datensicherungen (Protokolldatei)
  • Bereitstellung weiterer Unterlagen (Verfahrensdokumentation, etc.)

Bitte beachten Sie, je wesentlicher die Bareinnahmen in Ihrem Unternehmen sind, umso mehr sind die Kassarichtlinien zu beachten und allenfalls sogar in einem höheren Ausmaß als gefordert zu erfüllen.

Zögern Sie nicht uns bei Fragen oder Unklarheiten zu kontaktieren! Ihr Team der Steuerberatung Illmer und Partner – Die kompetente Beratung in Landeck.